ZÁSADY OCHRANY SOUKROMÍ A COOKIES

PREAMBULE

Návštěvou naší webové stránky: www.kontomatik.com (dále jen: „webová stránka“) svěřujete své osobní údaje správcům, kterými jsou společně:

Kontomatik sp. z o.o. se sídlem ve Varšavě na ulici Prosta 51, 00-838 Varšava, zapsaná v rejstříku podnikatelů vedeném Okresním soudem pro Varšavu ve Varšavě, XII. obchodní oddělení Národního soudního rejstříku, pod číslem: 0000338706, identifikační číslo (NIP) : 5213542911, statistické číslo (REGON): 142043500, drží základní kapitál 250 000,00 PLN; a

Kontomatik UAB se sídlem ve Vilniusu na adrese Upes 23, LT-08128 Litva, kód společnosti: 304852516 a DIČ: LT100011837810, vlastní základní kapitál ve výši 10 000,00 EUR

- dále jen: „Společní správci“ nebo samostatně „Správce“.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro konkrétní účely, vždy však s péčí o ochranu vašeho soukromí. Tyto Zásady ochrany osobních údajů a souborů cookie (dále jen: „Zásady“) slouží jako pomůcka k pochopení toho, jaké údaje shromažďujeme a za jakým účelem je používáme.

Informace uvedené v tomto dokumentu jsou pro Vás velmi důležité, protože se týkají zpracování Vašich osobních údajů, zejména pokud jde o obsah ustanovení o ochraně osobních údajů, včetně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů; a zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen: „GDPR“.

Z tohoto důvodu vás v těchto Zásadách informujeme o právním základu pro zpracování vašich osobních údajů na našich webových stránkách a mimo jiné o shromažďování a používání těchto údajů, jakož i o vašich právech jako subjektu údajů s tím spojených.

Doporučujeme, abyste si tento dokument pečlivě přečetli.

 

OBECNÁ INFORMACE

Osobní údaje tvoří informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů), kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na identifikátor jako je jméno nebo zejména online identifikátor. Za zpracování osobních údajů se považuje každý úkon učiněný s osobními údaji, bez ohledu na to, zda je činěn automatizovaným způsobem, např. shromažďování, ukládání, opravování, objednávání, upravování, procházení, používání, sdílení, omezování, mazání nebo ničení.

Následující dokument platí pokaždé, když zpracováváme vaše osobní údaje jako společní správci. Vaše osobní údaje uvedené v těchto Zásadách zpracováváme pro různé účely a za použití různých metod sběru popsaných v samostatných částech níže. Právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů, použití Vašich osobních údajů, doby zpřístupnění a uchovávání jsou vždy stanoveny ve vztahu k účelu a rozsahu zpracovávaných osobních údajů.

PODSTATA USPOŘÁDÁNÍ MEZI KLOUBOVÝMI OVLADAČI

Společnými správci vašich osobních údajů jsou Kontomatik sp. z o.o. a Kontomatik UAB.

Kontomatik sp. z o.o. jako kontaktní místo pro subjekty údajů, proto máte právo nás kontaktovat zasláním zprávy na e-mailovou adresu: contact@kontomatik.com v případě jakýchkoli nejasností ohledně zpracování vašich osobních údajů námi.

Chráníme vaše soukromí, proto jsme také jmenovali osobu zabývající se ochranou osobních údajů – pověřence pro ochranu osobních údajů, na kterého se můžete v jakékoli záležitosti týkající se zpracování vašich osobních údajů obrátit prostřednictvím emailu (iod@kontomatik.com). námi, zejména v případě výkonu vašich práv jako subjektu údajů.

KATEGORIE JEDNOTLIVCŮ, JEJICHŽ ÚDAJE MOHOU BÝT SBĚROVÁNY (SUBJEKTY ÚDAJŮ):

Zpracování osobních údajů na tomto webu se vztahuje na:

  • Uživatelé webových stránek – jednotlivci navštěvující naše webové stránky za účelem získání informací o společnostech a službách nebo produktech dostupných na webových stránkách;
  • klienti nebo potenciální klienti, kteří nás kontaktují prostřednictvím e-mailu/kontaktního formuláře za účelem:

- získat informace o naší nabídce;

- sdílet návrhy ohledně našich služeb nebo produktů;

- uzavřít smlouvu.

ÚČEL, ROZSAH A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jednotlivci navštěvující naše webové stránky nebo využívající služeb poskytovaných prostřednictvím webových stránek elektronicky mají vždy kontrolu nad osobními údaji, které nám poskytují. Jinými slovy, naše stránky omezují shromažďování a používání informací o uživatelích na nezbytné minimum, nutné k poskytování služeb na požadované úrovni, podle § 18 zákona ze dne 18. července 2002 o poskytování elektronických služeb, zejména :

  • zpřístupnění obsahu webových stránek uživatelům;
  • analyzování pracovních problémů serveru;
  • předcházení možným porušením;
  • zajištění bezpečnosti webových stránek;
  • analýza statistik návštěvnosti webových stránek, včetně analýzy demografických údajů uživatelů navštěvujících webové stránky (informace o regionu a zařízení, ze kterého bylo navázáno připojení);
  • kroky, které jsme provedli na vaši žádost (např. pokud chcete použít dotazovací formulář na našich webových stránkách, můžete být požádáni o poskytnutí konkrétního rozsahu osobních údajů).

Účel a právní základ shromažďování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme (včetně automatického zpracování) pro následující účely, abychom:

  • řádně spravovat naše webové stránky a doručovat obsah našich webových stránek – za tímto účelem zpracováváme vaše osobní údaje, protože je to nezbytné pro plnění smlouvy (poskytování služeb elektronickými prostředky) na základě čl. 6 odst. 1 písm. GDPR;
  • přizpůsobit obsah webových stránek vašim potřebám a zájmům – za tímto účelem používáme soubory cookie a zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho uděleného souhlasu s instalací určitých typů souborů cookie na vaše koncové zařízení (čl. 6 odst. 1 písm. GDPR), které můžete kdykoli odvolat;
  • vám umožní nás kontaktovat a poskytnout vám spolehlivou odpověď v závislosti na obsahu zprávy týkající se:

- předložit vám obchodní nabídku v případě žádosti o nabídku,

- posouzení stížnosti, pokud je podána,

- jiné, v závislosti na obsahu odesílané zprávy.

(Za tímto účelem zpracováváme vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), spočívajícího ve vyřizování zaslaných dotazů)

  • vyžádat si kontakt na obchodního zástupce – za tímto účelem zpracováváme vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), spočívající ve vyřízení případné nabídky;
  • analyzovat a připravovat statistiky související s vaší činností na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), spočívající v podnikání;
  • vyřizovat e-mailovou a klasickou korespondenci, když obdržíme korespondenci e-mailem nebo klasickou poštou, která nesouvisí se službami poskytovanými odesílateli nebo jinou smlouvou s nimi uzavřenou, osobní údaje relevantní pro problém, kterého se korespondence týká, budou zpracovávány pouze za účelem sdělování a řešení problému, který je předmětem korespondence – právním základem pro zpracování je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) pokračovat v korespondenci zaslané nám v souvislosti s naší obchodní činností;
  • vyřizování telefonického kontaktu, když nás telefonicky kontaktujete o záležitostech nesouvisejících s uzavřenou smlouvou nebo poskytovanými službami – právním základem pro zpracování je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) s nutností vyřešit problém spojený s její obchodní činnost;
  • stanovení, výkon nebo obhajoba případných právních nároků – právním základem pro zpracování je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) prosazovat právní nároky nebo se proti nim bránit.

Dále vás žádáme, abyste neposkytovali informace považované za zvláštní kategorie osobních údajů (jako jsou informace o rase nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém přesvědčení, členství v odborech, informace o fyzickém nebo duševním zdraví, genetické údaje, biometrické údaje, informace o sexuálním životě nebo sexuální orientaci a kriminální minulosti). Pokud takové informace z jakéhokoli důvodu poskytnete, prohlašujeme, že jako společní správci, abychom zajistili transparentnost zpracování údajů pro konkrétní účel, takový obsah zprávy smažeme

Rozsah údajů zpracovávaných na Webu se v závislosti na účelu, pro který jsou údaje zpracovávány, týká:

kontaktní formulář, emailový a telefonický kontakt (určeno pro klienty a potenciální klienty) v rozsahu:

  • identifikační údaje (např. jméno a příjmení);
  • kontaktní údaje (např. telefonní číslo, e-mailová adresa);
  • údaje vyplývající z předávaného obsahu.
  • správa webových stránek (určeno pro uživatele webových stránek), v rozsahu:
  • osobní údaje vyplývající z cookies nainstalovaných na vašem koncovém zařízení, mimo jiné:

-IP adresa;

- údaje o zařízení a typu použitého prohlížeče;

- demografická data.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také v tzv. systémových logech – IP adresa, doména. Tyto údaje se používají ke generování statistik, které pomáhají spravovat naše webové stránky. Protokoly nejsou zpřístupňovány třetím osobám, s výhradou možnosti sdílení informací o IP čísle, uživatelských údajích stránek na žádost oprávněných oprávněných subjektů dle platných právních předpisů nebo státních orgánů v souvislosti s jejich řízením.

Profilování osobních údajů

Informace, které shromažďujeme v souvislosti s používáním našich online služeb/produktů dostupných na webových stránkách, mohou být zpracovávány automatizovaně (včetně formy profilování), nebudou však mít pro jednotlivce žádné právní účinky ani žádné jiný významný efekt. Provádíme profilování, abychom analyzovali nebo předpovídali osobní preference a zájmy lidí, kteří používají naše stránky nebo produkty nebo služby a shodují se s obsahem nalezeným na našich stránkách, a také pro marketingové účely, tj. přizpůsobení marketingové nabídky www Preferences.

Změna účelu zpracování

Nepředpokládáme, ale nemůžeme to vyloučit. S jistotou víme, že pokud se změní účel zpracování vašich údajů, budeme vás o této situaci informovat, abyste si byli vědomi a mohli svá práva odpovídajícím způsobem uplatnit.

 

PŘÍJEMCI A PŘEDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V souvislosti s provozováním obchodní činnosti, která vyžaduje zpracování, jsou osobní údaje zpřístupněny třetím stranám, mezi které patří zejména prodejci odpovědní za provoz IT systémů a hardwaru, subjekty poskytující právní nebo účetní služby, kurýři a marketingové agentury, včetně našich důvěryhodných partnerů.

V zásadě zpracováváme vaše osobní údaje v rámci Evropských hospodářských prostorů („EHP“). V případě přenosu vašich osobních údajů mimo EHP budete o této skutečnosti samostatně informováni. Kdykoli budou vaše údaje předány do třetí země, která nezajišťuje úroveň ochrany osobních údajů, zajistíme, aby bylo s vašimi osobními údaji nakládáno v souladu s platnými požadavky, jako jsou:

  • závazná podniková pravidla schválená příslušným orgánem dohledu;
  • konsolidované smluvní doložky, které jsou předány národními orgány dohledu a schváleny Evropskou komisí;
  • schválený kodex chování;
  • schválené certifikační oprávnění popř
  • na základě platného doporučení dohledu.

V rámci vašich práv na přístup k vašim osobním údajům od nás můžete požadovat podrobné informace o zabezpečení používaném při přenosu vašich osobních údajů mimo EHP.

DOBA ZPRACOVÁNÍ

Naším cílem je chránit vás před negativními důsledky zpracování vašich osobních údajů. Proto optimalizujeme dobu ukládání vašich údajů shromážděných prostřednictvím webových stránek. Došli jsme k závěru, že:

  • pokud společní správci zpracovávají Vaše osobní údaje na základě uděleného souhlasu, doba zpracování trvá do odvolání souhlasu nebo splnění účelu, pro který byly shromážděny;
  • pokud společní správci zpracovávají Vaše osobní údaje na základě svého oprávněného zájmu, doba zpracování trvá do ukončení výše uvedeného zájmu (např. doba promlčení občanskoprávních nároků) nebo do okamžiku Vaší námitky;
  • pokud společní správci zpracovávají vaše osobní údaje, protože je to nezbytné z důvodu platných právních předpisů, jsou doby zpracování údajů pro tento účel vymezeny těmito ustanoveními;
  • v případě neexistence zvláštních právních nebo smluvních požadavků základní doba uchovávání záznamů a jiných listinných důkazů vyhotovených při plnění smlouvy po dobu maximálně 6 let.

COOKIES

Co jsou cookies?

Cookies jsou malé textové informace ve formě textových souborů, zasílané serverem a uložené na straně návštěvníka webové stránky (např. na pevném disku počítače, notebooku nebo na paměťové kartě chytrého telefonu – podle toho, na jakém zařízení návštěvník používá naše webové stránky). Tento takzvaný soubor cookie obvykle obsahuje název webové stránky, ze které pochází, „životnost“ souboru cookie (tj. jeho životnost) a hodnotu, která je obvykle náhodně vygenerována jedinečné číslo. Cookies obsahují informace, které lze považovat za osobní údaje, které nám umožňují identifikovat vás jako subjekt údajů.

Soubory cookie, vzhledem k tomu, že se používají pro různé účely, lze obecně rozdělit do následujících typů:

  • session cookies – dočasné soubory, které jsou nezbytné pro správné fungování webových stránek a jsou automaticky instalovány na vaše koncové zařízení okamžikem vstupu na webové stránky. Tyto soubory cookie jsou uloženy v dočasné paměti prohlížeče, když používáte naše webové stránky, a jejich platnost vyprší po zavření prohlížeče (po skončení relace). Soubory cookie relací o vás po ukončení relace neuchovávají žádné informace;
  • analytické cookies – soubory, které nám pomáhají spravovat webové stránky. Tyto soubory cookie se používají ke sledování aktivity uživatelů na webových stránkách za účelem měření a určování výkonu webových stránek a k optimalizaci jejich obsahu. Analytické soubory cookie uchovávají informace o vás, ale pouze v takovém rozsahu, aby vám umožnily správné používání webové stránky. Můžete si vybrat, zda souhlasíte s těmito typy souborů cookie;
  • marketingové cookies – soubory, které slouží k určení profilu uživatele za účelem cílení reklamy podle jeho preferencí. Používáním těchto typů cookies vám můžeme nabídnout maximálně personalizované a přizpůsobené služby. Stejně jako v případě analýzy souborů cookie můžete nebo nemusíte souhlasit s těmito typy souborů cookie.

Používáme cookies třetích stran?

Můžeme využívat služeb dodavatelů, kteří mohou také ukládat soubory cookie, když navštívíte webové stránky. Tyto soubory cookie jim umožňují poskytovat vám služby přizpůsobené na základě vašich preferencí. Když navštívíte webové stránky, můžete obdržet soubory cookie od třetích stran – jejich webových stránek nebo domén (např. od společnosti Google).

V příloze 1 se můžete seznámit s úplným seznamem našich důvěryhodných partnerů a spravovat své preference týkající se souborů cookie.

Google Analytics

Soubory cookie Google Analytics jsou soubory používané společností Google k analýze toho, jak používáte naše webové stránky, k vytváření statistik a zpráv o provozu webových stránek. Google nepoužívá shromážděná data k tomu, aby vás identifikoval jako uživatele, ani tyto informace neslučuje, aby umožnil identifikaci. Podrobné informace o rozsahu a pravidlech shromažďování dat v souvislosti s touto službou naleznete na následujícím odkazu: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners

Google Ads

Google Ads je nástroj, který umožňuje měřit efektivitu námi realizovaných reklamních kampaní a umožňuje analýzu dat, jako je např. klíčová slova nebo počet unikátních uživatelů. Platforma Google Ads také umožňuje, aby se naše reklamy zobrazovaly lidem, kteří v minulosti navštívili naše webové stránky. Informace o zpracování údajů společností Google v rámci výše uvedené služby jsou dostupné na: https://policies.google.com/technologies/ads?hl=en

Pluginy pro sociální sítě

Na našich Webových stránkách používáme tzv. zásuvné moduly pro sociální sítě, které vám umožňují navštívit naše profily na vybraných sociálních sítích, jako jsou LinkedIn, Twitter a YouTube. Kliknutím na tyto zásuvné moduly budete mít mimo jiné možnost sdílet vybraný obsah na svém profilu na této sociální síti. Používání výše uvedených zásuvných modulů vede ke sdílení vašich osobních údajů s danou sociální sítí, která přijímá informace o vašem používání webových stránek, které lze přiřadit k vašemu profilu vytvořenému v každé sociální síti. V tomto rozsahu je správcem vašich osobních údajů správce dané sociální sítě (např. Podrobné informace o zpracování vašich osobních údajů těmito správci naleznete pod níže uvedenými odkazy:

  

Mohu kontrolovat soubory cookie nebo je smazat?

Ve většině prohlížečů je standardně nastaveno přijímání cookies. Používáním našich Webových stránek si můžete zvolit tzv. cookies banner, zda povolíte ukládání cookies, které nejsou nezbytné pro správné fungování Webu na vašem koncovém zařízení. Můžete to udělat výběrem mezi tlačítky „Přijmout“ a „Spravovat soubory cookie“.

Kliknutím na tlačítko „Přijmout“ můžete přijmout a nainstalovat soubory cookie v souladu s nastavením používaného prohlížeče (v případě výchozího nastavení jsou nainstalovány všechny soubory cookie).

Kliknutím na tlačítko „Spravovat soubory cookie“ budete přesměrováni na jinou webovou stránku, kde můžete spravovat své preference týkající se souborů cookie pomocí nástroje cookie, který vám umožňuje souhlasit nebo vznést námitku proti určitým typům souborů cookie. Kromě toho na této straně můžete najít konkrétní informace o typech souborů cookie, které používáme (analytické a marketingové) a našich důvěryhodných partnerech.

Pokud nevyjádříte aktivní a výslovný souhlas s daným typem souborů cookie, nebudou na vaše koncové zařízení nainstalovány žádné analytické nebo marketingové soubory cookie.

Navzdory výše uvedenému můžete vždy změnit nastavení tak, aby byly soubory cookie blokovány nebo abyste byli upozorněni, že jsou odesílány do vašich zařízení. Existuje mnoho způsobů, jak spravovat soubory cookie. Žádáme vás, abyste se řídili pokyny svého webového prohlížeče nebo zobrazili nápovědu, abyste zjistili, jak upravit nebo změnit nastavení prohlížeče. Zde je návod, jak to udělat v nejpopulárnějších prohlížečích:

- Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-us/windows/delete-and-manage-cookies-168dab11-0753-043d-7c16-ede5947fc64d#:~:text=To%20delete%20cookies&text=Select%20the%20Cookies%20and%20website,box%2C%20and%20then%20select%20Delete.

- Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/clear-cookies-and-site-data-firefox

- Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en&co=GENIE.Platform%3DDesktop

- Opera: http://help.opera.com/Windows/12.10/pl/cookies.html 

- Safari: https://support.apple.com/kb/PH5042?locale=en-GB 

 

VAŠE PRÁVA

Jako subjekt údajů máte ohledně svých osobních údajů řadu práv podle ustanovení GDPR, která můžete uplatnit zasláním e-mailu našemu pověřenci pro ochranu osobních údajů: iod@kontomatik.com. Je důležité, abyste byli seznámeni s vašimi právy v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů:

Právo být informován

Na tomto základě vám poskytneme informace o zpracování údajů, včetně především účelů a právních důvodů zpracování, rozsahu uchovávaných údajů, subjektech, kterým byly vaše údaje zpřístupněny, a plánovaném termínu výmazu údajů.

Právo na přístup ke kopii dat

Na tomto základě Vám poskytneme kopii Vašich zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu

Obdržením tohoto druhu žádosti jsme v některých případech povinni odstranit veškeré nesrovnalosti nebo chyby vašich osobních údajů a doplnit je, pokud jsou neúplné.

Právo být zapomenut

Na tomto základě můžete požádat o vymazání vašich osobních údajů, jejichž zpracování již není nutné k dosažení některého z účelů, pro které byly vaše údaje shromážděny.

Právo na omezení zpracování

V případě takové žádosti přestaneme s vašimi osobními údaji provádět operace – s výjimkou operací, se kterými jste souhlasili, a s uchováváním údajů v souladu s přijatými pravidly pro uchovávání nebo do doby, než důvody pro omezení zpracování údajů zaniknou (např. bude vydáno rozhodnutí dozorového úřadu o povolení dalšího zpracování údajů).

Právo na přenositelnost údajů

Na tomto základě – v rozsahu, ve kterém jsou údaje zpracovávány automatizovaně v souvislosti s uzavřenou smlouvou nebo souhlasem – vydáváme vámi poskytnuté údaje ve formátu umožňujícím čtení údajů počítačem. Je také možné požádat o zaslání údajů jinému subjektu, pokud jsou však v tomto ohledu technické možnosti jak na straně spolusprávců, tak na straně uvedeného subjektu.

 

Právo vznést námitku proti zpracování údajů pro marketingové účely

Kdykoli můžete vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro marketingové účely, aniž byste takovou námitku museli zdůvodňovat.

Právo vznést námitku proti jiným účelům zpracování údajů

Kdykoli můžete z důvodů souvisejících s vaší zvláštní situací vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které je založeno na oprávněném zájmu společných správců (například pro analytické nebo statistické účely nebo z důvodů souvisejících s ochranou vlastnictví); námitka by v tomto ohledu měla obsahovat odůvodnění.

Právo odvolat souhlas

Pokud jsou vaše údaje zpracovávány na základě uděleného souhlasu, máte právo jej kdykoli odvolat, čímž však není dotčena zákonnost zpracování prováděného před jeho odvoláním.

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pokud se bude mít za to, že zpracováním Vašich osobních údajů porušujete ustanovení GDPR nebo jiná ustanovení týkající se ochrany osobních údajů, můžete podat stížnost orgánu dozoru nad zpracováním osobních údajů, příslušnému podle Vašeho obvyklého bydliště, Vašeho místa zaměstnání nebo místo, kde k údajnému porušení došlo. V Polsku je dozorovým orgánem prezident Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem na ulici Stawki 2, 00-193 Varšava.

ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pro zajištění integrity a důvěrnosti údajů jsme zavedli postupy, které umožňují přístup k osobním údajům pouze oprávněným osobám a pouze v rozsahu nezbytném pro plnění jejich úkolů. Aplikovali jsme organizační a technická řešení, abychom zajistili, že veškeré operace s osobními údaji jsou evidovány a prováděny pouze oprávněnými osobami.

Snažíme se chránit uživatele před neoprávněným přístupem, neoprávněnou úpravou, zveřejněním a zničením vašich osobních údajů, které máme v držení. Konkrétně my:

  • používat šifrování SSL;
  • kontrolovat naše způsoby shromažďování, uchovávání a zpracování osobních údajů, včetně fyzických bezpečnostních opatření, za účelem ochrany před neoprávněným přístupem do systému;
  • poskytnout přístup k osobním údajům pouze zaměstnancům, dodavatelům a zástupcům, kteří k nim musí mít přístup, aby je pro nás mohli zpracovávat. Kromě toho jsou smluvně povinni zachovávat přísnou mlčenlivost.

Kromě toho přijímáme veškerá nezbytná opatření, aby její subdodavatelé a další spolupracující subjekty zaručili uplatnění vhodných bezpečnostních opatření v každém případě, kdy zpracovávají osobní údaje jménem Správce.

Průběžně provádíme analýzu rizik a sledujeme přiměřenost aplikovaných mechanismů ochrany dat vůči identifikovaným hrozbám. V případě potřeby zavedeme další opatření ke zvýšení bezpečnosti dat.

ZMĚNY POLITIK

Zásady jsou průběžně ověřovány a v případě potřeby aktualizovány. Současná verze Zásad byla přijata dne 18.02.2022 a může se změnit. Jakékoli změny Zásad budou zveřejněny na této webové stránce.

INFORMAČNÍ POVINNOST V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKAZNÍKŮ, BÝVALÝCH ZÁKAZNÍKŮ NEBO POTENCIÁLNÍCH ZÁKAZNÍKŮ

 

Kdo je správcem osobních údajů?

Správcem osobních údajů klientů, bývalých klientů nebo potenciálních klientů je Kontomatik sp.z o.o. se sídlem ve Varšavě (00-838) na adrese Prosta 51.

Správce lze kontaktovat e-mailem na e-mailovou adresu contact@kontomatik.com nebo klasickou poštou zasláním korespondence na adresu: Kontomatik sp.z o.o., ul. Prosta 51, 00-838 Varšava, s anotací „Ochrana osobních údajů“.

 

Byl jmenován pověřenec pro ochranu osobních údajů?‍

Ochrana zpracovávaných osobních údajů je pro nás nesmírně důležitá, a proto jsme jmenovali pověřence pro ochranu osobních údajů, kterého lze v oblasti ochrany osobních údajů kontaktovat e-mailem na e-mailové adrese: iod@kontomatik.com nebo prostřednictvím klasickou poštou zasláním korespondence na následující adresu: Kontomatik sp. z o. o Prosta 51, 00-838 Varšava, s anotací „Ochrana osobních údajů“.

Jaké jsou účely a právní důvody pro zpracování osobních údajů?‍

Správce zpracovává osobní údaje zejména za účelem prezentace obchodní nabídky nebo v souvislosti s vedenými obchodními jednáními, marketingovými aktivitami, plněním podepsané smlouvy o poskytování služeb nebo jednáním na žádost subjektu údajů, a to před uzavření smlouvy, plnění povinnosti vyplývající z ustanovení zákona, nutnost uchovávat potřebné informace pro účely obrany nebo uplatnění nároků, odpovídání na zaslané dopisy a plnění požadavků vyplývajících z ustanovení GDPR.

Osobní údaje jsou Správcem zpracovávány především pro následující účely:

  • uzavření a plnění smlouvy, včetně kontaktování klienta, v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. b) GDPR;
  • vystavování a zaúčtování prodejních faktur, v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. c) GDPR;
  • zpracování plateb a zúčtování v souladu s čl. 6 sec. 1 písm. b) GDPR;
  • manipulační servisní činnosti, v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. b) GDPR;
  • provádění analýz a statistik v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. f) GDPR;
  • provádění marketingových aktivit v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. a) nebo f) GDPR;
  • zjišťování, hájení a vymáhání nároků v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. f) GDPR;
  • archivace dat a dokumentů v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. f) GDPR;
  • odpovídání na dopisy v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. b) GDPR;
  • odpovídání na žádosti a stížnosti v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. c) GDPR,
  • umožnění komunikace se Správcem prostřednictvím kontaktního formuláře v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. a) GDPR.

Zpracování osobních údajů Správcem je založeno na:

  • vyjádřený souhlas v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. a) GDPR;
  • na základě smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, nebo na vaši žádost před uzavřením smlouvy jednat, v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. b) GDPR;
  • právní povinnost správce v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. c) GDPR, včetně daňových zákonů, zákonů o účetnictví, zákonů o platebních službách, zákonů o poskytování elektronických služeb a dalších platných pro,
  • oprávněný zájem sledovaný Správcem nebo třetí osobou v souladu s čl. 6 sec. 1 lit. f) GDPR.

Jak dlouho jsou osobní údaje uchovávány (doba uchovávání)?

Doba uchovávání osobních údajů závisí na účelu, pro který jsou údaje zpracovávány. Vyplývá to ze zákonných ustanovení, která vyžadují uchování údajů po určitou dobu nebo je to nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo třetí strany.

Příklady období, během kterých mohou být osobní údaje Správcem uloženy:

  • uchovávání údajů (např. korespondence, stížnosti) – až 12 měsíců;
  • údaje potřebné pro vystavení faktury a účetních dokladů, platební a zúčtovací služby - 5 let od konce kalendářního roku, ve kterém uplynula lhůta pro zaplacení daně;
  • údaje o plnění smlouvy - do 3 let, k poslednímu dni kalendářního roku nebo do uplynutí jiné lhůty pro promlčení nároků;
  • analýzy a statistiky - až 10 let;
  • údaje o soudních rozsudcích (zneužití) - 10 let ode dne vynesení rozsudku;
  • marketingové aktivity - do odvolání souhlasu nebo vznesení námitky.

Poskytuje Správce osobní údaje a komu?

Osobní údaje mohou být zpřístupněny pouze tehdy, když:

  • příjemci jsou další subjekty poskytující Správci služby v rámci služby poskytované dle uzavřené smlouvy (např. účtárna, externí poradci, poskytovatelé IT řešení),
  • příjemci jsou subjekty z kapitálové skupiny správce,
  • příjemci jsou další subjekty v oblasti:
  • odhalovat a předcházet podvodům a řešit další podvody, bezpečnostní a technické problémy;
  • chránit vlastnická práva nebo bezpečnost Správce a dalších osob způsobem požadovaným nebo povoleným zákonem.

Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje do tzv. třetích zemí (tj. mimo Evropský hospodářský prostor). Správce však může pověřit plněním konkrétních IT služeb nebo úkolů poskytovatelům služeb usazeným mimo Evropský hospodářský prostor (např. v rozsahu údajů zpracovávaných prostřednictvím webových stránek). Osobní údaje jsou v tomto případě předávány na základě závazných podnikových pravidel nebo standardních smluvních doložek přijatých Evropskou komisí a pouze subjektům, které se zavázaly dodržovat konkrétní zásady ochrany osobních údajů.

Chcete-li získat další informace o předávání údajů mimo EHP a získat kopii přijatých ochranných opatření, můžete kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů.

 

Jaká práva existují v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Každá osoba, jejíž osobní údaje Správce zpracovává, má právo:

  • informace o zpracování osobních údajů;
  • získat kopii zpracovávaných osobních údajů;
  • opravu zpracovávaných osobních údajů, pokud jsou nesprávné;
  • vymazání údajů („právo být zapomenut“);
  • omezení zpracování;
  • přenositelnost dat;
  • vznést námitku proti zpracování údajů;
  • podat stížnost dozorovému úřadu.

Pokud je zpracování založeno na čl. 6 sec. 1 lit. a) GDPR má subjekt údajů právo souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu před jeho odvoláním.

Více informací o právech subjektů údajů naleznete zde: Information clause on the rights of a natural person pursuant to the GDPR.

 

Jak lze určitá práva uplatnit?

Požadavky vyplývající z čl. 15-22 GDPR lze kdykoli předložit správci. Více informací o vyřizování žádostí naleznete zde: Information clause about submission of a request to execute the rights pursuant to the GDPR.

Jsou údaje předmětem automatizovaného zpracování?‍

Údaje shromážděné Správcem mohou být zpracovávány automatizovaným způsobem (i formou profilování), pro fyzickou osobu to však nebude mít žádné právní následky ani ji obdobně významně neovlivní. Za účelem provádění marketingových aktivit používá Správce v některých případech profilování. To znamená, že díky automatickému zpracování dat Správce posuzuje vybrané faktory osob za účelem analýzy jejich chování nebo vytváření prognózy do budoucna.

Odkud jsou osobní údaje shromažďovány?‍

Osobní údaje získáváme především od subjektu údajů. Správce může v odůvodněných případech, např. za účelem potvrzení údajů nebo ověření podaných prohlášení získat údaje, např. z Registru podnikatelů Národního soudního rejstříku nebo Centrálního registru a informací o hospodářské činnosti.

Cookies jsou malé textové informace ve formě textových souborů, zasílané serverem a uložené na straně návštěvníka webové stránky (např. na pevném disku počítače, notebooku nebo na paměťové kartě chytrého telefonu – podle toho, na jakém zařízení návštěvník používá naše webové stránky). Tento takzvaný soubor cookie obvykle obsahuje název webové stránky, ze které pochází, „životnost“ souboru cookie (tj. jeho životnost) a hodnotu, která je obvykle náhodně vygenerována jedinečné číslo. Soubory cookie obsahují informace, které lze považovat za osobní údaje, které nám umožňují identifikovat vás jako subjekt údajů. Soubory cookie lze vzhledem k tomu, že se používají pro různé účely, obecně rozdělit na následující typy: - soubory cookie relací – dočasné soubory, které jsou nezbytné pro správné fungování webových stránek a jsou automaticky nainstalovány na vašem koncovém zařízení okamžikem vstupu na webové stránky. Tyto soubory cookie jsou uloženy v dočasné paměti prohlížeče, když používáte naše webové stránky, a jejich platnost vyprší po zavření prohlížeče (po skončení relace). Soubory cookie relací o vás po ukončení relace neuchovávají žádné informace;